Privacy-statement

Soople voor jouw privacy

Soople en haar gelieerde bedrijven verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het vastgestelde privacybeleid. Soople wil graag dat betrokkenen erop kunnen vertrouwen dat zorgvuldig en veilig met hun gegevens wordt omgegaan. Met dit statement worden betrokkenen nader geïnformeerd.

Soople gevestigd aan het adres Delta 62 te (6825 MS) Arnhem verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgevers, kopers, huurders, onderaannemers, inleenkrachten en werknemers in overeenstemming met het daartoe vastgestelde privacybeleid. Soople wil graag dat betrokkenen erop kunnen vertrouwen dat zorgvuldig en veilig met hun gegevens wordt omgegaan. Met dit statement worden betrokkenen nader geïnformeerd.


1. Welke gegevens verzamelt Soople en waarom?

Soople verwerkt in beginsel alleen gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor het leveren van haar diensten. Het gaat daarbij om verschillende betrokkenen en diensten:

  • Potentiële klanten kunnen via de contactpagina en via een serviceverzoek hun naam, emailadres, bedrijfsnaam en telefoonnummer opgeven. Deze gegevens worden (enkel) gebruikt om hen van dienst te zijn. Als potentiële klant overgaat tot het afnemen van een dienst worden persoonsgegevens gevraagd die nodig zijn voor de overeenkomst.

  • Soople voert voor verschillende vastgoedeigenaren onderhoudswerkzaamheden uit. Om dit onderhoud te kunnen uitvoeren ontvangt Soople van deze partijen objectgegevens (adresgegevens), eventueel aangevuld met namen om contact op te kunnen nemen over het uit te voeren onderhoud. Daarnaast ontvangt Soople individuele verzoeken tot onderhoud via het klantportaal of rechtstreeks via de vastgoedeigenaar. Soople verwerkt in haar systemen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het uit te voeren onderhoud. Soople slaat geen gegevens van huurders op in het eigen klantenbestand en gebruikt de gegevens niet voor eigen commerciële doeleinden. Na uitvoering van het onderhoud worden de gegevens slechts gebruikt voor verantwoording/rapportage en in de meeste gevallen – afhankelijk van de afspraken met de vastgoedeigenaar – na uiterlijk 1 jaar verwijderd of geanonimiseerd.

  • Als Soople optreedt als hoofdaannemer, heeft zij te maken met diverse wettelijke verplichtingen ten aanzien van onderaannemers, hun werknemers en inleenkrachten. Het gaat daarbij onder meer om veiligheid op de werkplek en sociale wetgeving. Van betrokkenen op de werkplekken worden NAW-gegevens, de geboortedatum, BSN-nummers, identificatiedocumentnummers en een noodtelefoonnummer vastgelegd. Van inleenkrachten van buiten de EER wordt tevens een kopie legitimatiebewijs geregistreerd. Registratie vindt plaats in de eigen systemen, in achtneming met de wettelijke bewaartermijnen.

  • Van zakelijke contactpersonen wordt geregistreerd wat zij zelf aanleveren. De gegevens worden met een oog op de zakelijke relatie en het commercieel belang voor onbepaalde duur bewaard.

  • Soople verzamelt gegevens van haar eigen werknemers. Hoe hiermee wordt omgegaan, is vastgelegd in het interne Privacy Statement.

  • Naast bovenstaande persoonsgegevens verzamelt Soople ook persoonsgegevens die verband houden met bezoeken aan onze websites, zoals lees-, verkeers- en locatiegegevens (cookies) en het invullen van de contact- en nieuwsbriefformulieren. Deze informatie wordt gebruikt om gerichte informatie te kunnen bieden of diensten te leveren. Bij formulieren vraagt Soople in beginsel alleen wat minimaal nodig is.

2. Wat doen we met de verzamelde gegevens?

De persoonsgegevens worden alleen verwerkt met het oog op de bovenstaande doelen en werkzaamheden. Soople doet alleen iets met uw gegevens als daarvoor een wettelijke grondslag is. Het gaat daarbij om:

  • De uitvoering van een overeenkomst, zoals een onderhoudsovereenkomst.

  • Om te voldoen aan wettelijke verplichten, zoals sociale wetgeving.

  • Omdat er een gerechtvaardigd belang is, zoals het bijhouden van onze zakelijke contactpersonen.

  • Handelingen waarvoor u toestemming heeft gegeven, zoals het informeren over onze diensten of het ontvangen van een nieuwsbrief. Deze toestemming kunt u overigens op ieder moment intrekken.

Soople gebruikt uw gegevens niet voor enige vorm van profilering. Er vindt dus geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking. Soople beperkt de toegang tot uw gegevens, heeft intern organisatorische en beveiligingsmaatregelen getroffen en slaat de gegevens op in een private cloud in een gecertificeerd datacenter binnen de EER, dat voldoende veiligheidswaarborgen biedt. In enkele gevallen kunnen persoonsgegevens in een door Soople goedgekeurde gedeelde cloudomgeving worden opgeslagen. Uw persoonsgegevens worden met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen en overige adviestermijnen door ons bewaard en daarna verwijderd. Soople deelt uw gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, er een wettelijke verplichting bestaat of u hiervoor toestemming heeft gegeven. In dat geval worden passende waarborgen getroffen om uw gegevens te beschermen.

Voor onze marketingactiviteiten maken wij gebruik van HubSpot. Je kunt hier meer lezen over hun privacy beleid.

3. Welke rechten hebben betrokkenen?

Alle betrokkenen waarvan Soople persoonsgegevens verwerkt, hebben: 

  • Recht op informatie: Betrokkenen kunnen bij Soople terecht voor vragen over de verwerking.

  • Inzagerecht: betrokkenen mogen controleren of, en op welke manier, persoonsgegevens worden verwerkt.

  • Correctierecht: Soople zal persoonsgegevens corrigeren als deze niet juist zijn opgeslagen.

  • Recht om vergeten te worden: als voor de verwerking van persoonsgegevens toestemming is gegeven, zal Soople deze verwijderen op het moment dat de toestemming wordt ingetrokken.

  • Dataportabiliteit: u heeft het recht om ons te vragen bepaalde persoonsgegevens aan u over te dragen.

  • Recht van bezwaar: als betrokkenen het niet eens zijn met de verwerking van hun persoonsgegevens door Soople hebben zij het recht hiertegen bezwaar te maken.

4. Contact of verzoeken?

Alle betrokkenen kunnen bij Soople een verzoek indienen om gebruik te maken van zijn of haar rechten. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als per e-mail ingediend worden. Soople mag dan aanvullende informatie opvragen om de identiteit van de betrokkene zeker te stellen. Daarna heeft Soople vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om aan het verzoek te voldoen (of niet). Als niet tijdig gehoor wordt gegeven aan het verzoek kan betrokkene bezwaar maken bij Soople, of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoeken worden bij voorkeur ingediend via: privacy@soople.nl, maar kunnen ook per post worden verstuurd naar: Soople, t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Delta 62, 6825 MS te Arnhem.